スプレッドシートでの特許ポートフォリオを避けるべき理由

スプレッドシートは、会社の財務を監視したり、メーリング リストを作成したりするのに便利ですが、大規模な特許ポートフォリオを管理する場合は、より効率的なものに切り替えたい場合があります。 Microsoft でさえ、Excel を汎用のビジネス管理ツールとして使用するのは得策ではないと述べています。 マルチユーザー アクセスは困難であり、わずかな入力エラーが重大な結果を招く可能性があり、データへのアクセスを制御することは困難であり、Excel を他のアプリケーションと統合することは悪夢になる可能性があります。

2017 年 11 月 24 日

社内弁護士が特許ポートフォリオをどのように管理しているかを理解するために、私は PatSnap で数人の IP コンサルタントと話をして、クライアントの習慣について学びました。 驚くべきことに、大規模な特許ポートフォリオを持つ企業を含む多くの企業が、ほとんどの IP をスプレッドシートで管理しています。 当然のことながら、彼らはこのプロセスが非効率的でイライラしていると感じています。その理由は次のとおりです。

1. スプレッドシートは静的であり、手動で更新する必要があります
2. スプレッドシートはマルチユーザーフレンドリーではないため、共有ドキュメント内の変更を追跡するのが難しくなります
3. スプレッドシートでデータを分類するのは難しい
4. スプレッドシートは人的エラーが発生しやすく、データの不正確さにつながります
5. スプレッドシートを他のドケット作成ツールに統合するのは難しい
6. プロジェクトの進捗状況の可視性が限られているため、ボトルネックを特定できない

1. スプレッドシートは静的です

   Excel スプレッドシートはデータベースではありません。静的であるため、情報を最新の状態に保つには、社内の弁護士が手動で更新する必要があります。 数千 (または数万) の特許を含む大規模な特許ポートフォリオを管理している場合、これに多くの時間が費やされる可能性があります。 クレームまたは特許の所有権に変更がある場合は、スプレッドシートを手動で変更する必要があります。 さらに、スプレッドシートを使用して競合他社の特許を監視している場合は、USPTO などのデータベースにアクセスして、すべての情報をスプレッドシートにコピーする必要があります。 これは単調で生産性を低下させるプロセスです。

   効率性と正確性を確保するために、社内弁護士は、異なるデータベースから特許を自動的に抽出、保存、更新するソフトウェア ツールを使用する必要があります。 たとえば、PatSnap を使用すると、すべてのデータが特許庁から直接取得されるため、複数のスプレッドシートを更新するという面倒な作業を省くことができます。 PatSnap のようなツールを使用すると、ポートフォリオを可視化できるだけでなく、競合他社の (または追跡されている) ポートフォリオの変更を警告することができます。

   

2. スプレッドシートはマルチユーザー フレンドリーではない

   スプレッドシートは電子メールで共有できますが、会社の特許ポートフォリオ全体を含む大きなファイルを電子メールで送信することを想像できますか? それはほぼ不可能です。 また、ファイルを複数のスプレッドシートに分割し、情報を少しずつ送信する場合、スプレッドシートの異なるバージョン内での変更をどのように追跡しますか?

   複数のユーザーが、データに干渉することなく集中特許インテリジェンス ソフトウェアにアクセスできます。 たとえば、PatSnap を使用すると、最新の特許文書を同僚と共有したり、互いの変更点や指示をすべて XNUMX か所で確認したりできます。 重複作業の心配はありません。

   

3. スプレッドシートでデータを分類するのは難しい

   法律事務所は通常、社内弁護士に指示を含む巨大なスプレッドシートを送信します。 ただし、これらのスプレッドシートには、分類されていない何千もの特許が含まれていることが多く、それらをフィルタリングするのは面倒です。

   PatSnap などの特許インテリジェンス ツールを使用すると、スプレッドシートからデータを抽出し、添付の指示に基づいて特許を分類できます。 これにより、苦痛を伴う Excel 依存症から抜け出すことが容易になります。別の方法として、無数の複雑な Excel コードの使用法を学習することもできます。 PatSnap の使いやすいインターフェースにより、関連するすべての情報をすばやく分類してワークスペースに保存できます。 たとえば、数回クリックするだけで、更新または有効期限が切れる特許のリストを作成できます。 必要な基準を設定すると、あとはプラットフォームが行います。 このようにして、手動で照合するのではなく、ポートフォリオから価値を抽出することに時間を費やすことができます。

   

   

4. スプレッドシートは人的エラーを起こしやすい

   スプレッドシートへの XNUMX つの誤った入力が、実行中の分析全体に壊滅的な影響を与える可能性があります。 IP インテリジェンス ソフトウェアの機械学習アルゴリズムは、この問題を取り除くことができます。 たとえば、特許庁から抽出されたデータは、PatSnap プラットフォームに追加される前に、データ クリーニングとデータ正規化アルゴリズムによって繰り返しクロールされます。 これらは、特許の内容とデータ ポイントを正確な鏡像と比較します。 これにより、特許がプラットフォームに追加される前に人為的エラーが排除されるだけでなく、その後も新しい情報が明らかになったときにプロセスが継続されます。

5. スプレッドシートを他のドケット作成ツールと統合するのは難しい

   多くの企業は、スプレッドシートやさまざまなドケット システムを使用して、ポートフォリオを管理するためのハイブリッド アプローチを採用しています。 ただし、データがさまざまなシステムに分散されているということは、レポートの作成と分析の実施が終わりのない試練になる可能性があることを意味します。特に、大規模な特許ポートフォリオを持っている場合はなおさらです。

   たとえば、上級管理者向けのレポートを作成する場合、さまざまなツールからさまざまなデータ セットを収集し、それらをスプレッドシートにエクスポートして、レポートにマージする必要があります。 これは、XNUMX 次元のデータ ポイント (IP 訴訟の傾向など) には役立ちますが、多次元のデータ セット (技術の傾向など) の分析には役立たない場合があります。

   

   

   PatSnap のアルゴリズムは、複数のデータ ポイントにわたるパターンを分析して見つけることができるため、このプラットフォームは多次元データ入力の処理に最適です。 これにより、すぐに実行可能なレポートを作成できます。

6. スプレッドシートでは、プロジェクトの進捗状況を限定的にしか把握できません

   弁理士とエンジニアがプロジェクトに取り組んでいるとき、彼らは特定のタスクのためにスプレッドシートをやり取りすることがあります。 しかし、スプレッドシートを使用すると進捗状況の追跡が難しくなり、ボトルネックを特定する能力が損なわれます。

   複数の従業員が作業を管理し、プロジェクトを追跡できるシステムを持つことで、ポートフォリオ管理がより効率的になります。 PatSnap を使用すると、オンライン ワークスペースにコメントや指示を残すことができます。これにより、注意が必要な特許と取るべき措置について同僚に通知されます。 特に各従業員が特定の業界または技術分野に関連する特許を専門とする場合は、従業員用に個別のワークスペースを作成することもできます。 これにより、タスクの割り当てと進捗状況の追跡がはるかに簡単になります。

   

   

あなたは考えているかもしれません、 「でも、スプレッドシートの使用は無料です!」 私はあなたを保証します、 無料の費用. 無料版 機会を逃したり、訴訟の対象となるエラーの形で費用がかかります。

しかし、それはまた、貯めたり、買い戻したり、法廷で弁護したりできないもの、つまり時間というかけがえのない贈り物を犠牲にします。